Al elegir impresora, fotocopiadora o impresora multifunción, es necesario hacerse algunas preguntas importantes: ¿Qué tipo de dispositivo necesito? ¿Qué presupuesto tengo? ¿Cómo la utilizaré en mi negocio?¿Qué características necesito?
1. ¿Qué tipo de dispositivo?
- ¿Una impresora?
- ¿Una fotocopiadora?
- ¿Multifunción4 en 1: impresora, fotocopiadora, escáner y fax?
A pesar de ser más grande y más cara que una sola impresora, la multifunción representa un ahorro sustancial de espacio en comparación con la acumulación de múltiples dispositivos. Puede ser útil tener una multifunción o más de una impresora para cubrir las necesidades específicas de determinados servicios: una impresora en blanco y negro para contabilidad, una impresora A3 para el departamento de comunicación…
2. ¿Qué presupuesto?
Hay varios factores a tener cuenta al elegir una impresora, una fotocopiadora, o un multifunción:
- La compra o alquiler.
- Las tarifas del contrato de mantenimiento, si optas por uno.
- El precio de los consumibles: cartuchos, tóner y el tambor.
Sabiendo el precio de los consumibles, se puede calcular el coste por página al imprimirla o fotocopiarla. La fórmula es simple: basta con dividir el precio del cartucho o tóner por el número estimado de impresión por el fabricante. Aviso: para poder calcular un número de alta impresión, los fabricantes normalmente se basan en una tasa de relleno de página del 10%. En realidad, el promedio es entre el 20% y el 30%... ¡Tenlo en cuenta en tus cálculos!
3. ¿Cómo la utilizaré en mi negocio?
- Estima el número de copias o impresiones que hay que hacer en un mes: el volumen de impresión, un criterio clave en la elección de tu equipo. Obviamente, no necesitarás el mismo aparato si quieres imprimir 1.000 o 10.000 páginas por mes. Además, si eliges alquilar, estos datos serán la base del cálculo comercial de tu contrato.
- Una lista de todas las necesidades específicas vinculadas a tu impresión: ¿Qué se necesita para poner la impresora o la fotocopiadora en la red? ¿Puede un solo ordenador estar equipado?
4. ¿Qué características tener en cuenta en la elección de tu impresora o multifunción?
- ¿Impresión en color o blanco y negro?
¿Realmente necesito color?
Incluso si la diferencia de precio no es tan significativa, las impresoras láser o las fotocopiadoras en color son más caras que los modelos en blanco y negro. También requieren la compra de cartuchos o tóner adicionales. También ten en cuenta que los dispositivos en blanco y negro son mucho más rápidos.
Si tus necesidades de impresión a color son puntuales, puedes considerar la compra de una impresora, fotocopiadora o láser multifunción en blanco y negro y, después, completar con una pequeña impresora de inyección de tinta en color.
- ¿La velocidad de impresión?
Si imprimes grandes volúmenes con frecuencia, la velocidad de impresión es una característica muy importante a tener en cuenta. Se expresa en ppm (páginas por minuto).
- Una impresora en blanco y negro es generalmente más rápida que una impresora a color.
- Una impresora láser es a menudo más rápida que una impresora de inyección de tinta.
En general, la velocidad especificada por el fabricante corresponde a la velocidad de impresión de un archivo de texto. Esto te da una base para hacer tu elección, pero si imprimes fotos de alta resolución, ten en cuenta que este cálculo no será la velocidad de impresión real.
- ¿Qué formatos?
¿Es el A4 suficiente? ¿En qué caso utilizo el A3?
Las fotocopiadoras o impresoras multifunción de A3 son mucho más caras que los modelos de A4. Si tus necesidades de impresión en A3 son puntuales, puedes considerar equiparte con un dispositivo de A4 y contactar con un servicio de impresión para el A3.
Si necesitas imprimir formatos muy grandes, es necesario un equipo especial, más caro.
- ¿El suministro de papel?
¿Qué se necesita para imprimir en muchos formatos distintos de papel (clásico, con membrete, tarjetas, transparente, etc.)?
Si a menudo cambias el tipo de papel, tener varias entradas para papel puede ahorrarte mucho tiempo.
- ¿Los acabados?
¿Debe ser capaz de grapar las hojas? ¿Perforar? ¿Curvar? ¿Ordenar? ¿En distintas bandejas?
La mayoría de las fotocopiadoras o impresoras multifunción para grandes volúmenes ofrecen estas opciones. Para volúmenes más pequeños, depende de los modelos.
- ¿Impresión de fotos?
Para imprimir una fotografía con calidad, se necesita una buena resolución. La resolución se mide en ppp (puntos por pulgada): cuanto mayor sea, mejor será la calidad de la impresión.
Si imprimes imágenes con regularidad, necesitarás un equipo específico. Pregunta si es posible imprimir fotos sin necesidad de encender el ordenador: es una opción adicional que no está disponible en todos los modelos.
