Para trasladar con éxito tu negocio sin ser abrumado por los acontecimientos, es importante preparar una lista de verificación de mudanza. Presta especial atención a los puntos más importantes.
3 meses antes
Es hora de ponerse en contacto con empresas especializadas en mudanzas para disponer de presupuestos. Este es un paso importante y un punto clave en la lista de verificación de la mudanza, de esto modo se identifican muchos problemas de costes y de organización..
También se recomienda que la comunicación interna y externa sea manejada 3 meses antes del día de la mudanza. Informar a los empleados, a los representantes de los empleados y, eventualmente, anunciar la mudanza a tus clientes a través de la página web de tu empresa: estas son las prioridades que deben gestionarse en términos de comunicación. También tendrás que designar relés internos en cada departamento, responsables de identificar el equipo a transferir y de establecer un vínculo entre la dirección y los empleados.
Si hay que hacer obras en las nuevas instalaciones, también es el momento de ocuparse de ello. El objetivo es poder trasladarse de inmediato a unas instalaciones eficaces.
2 meses antes
Una vez finalizadas las obras, es el momento de hacerse cargo de las obras de la antigua sede. Algunas operaciones son rápidas (por ejemplo, cambio de luces), pero otras requieren que se organicen con antelación (por ejemplo, cambio de alfombra, pintura, etc.).
El mes antes
Es preciso empezar a clasificar lo que hay que tirar y lo que se puede trasladar a las nuevas instalaciones. Para simplificar la mudanza se puede, por ejemplo, asignar un código a cada empleado para que todos puedan encontrar fácilmente sus pertenencias.
La instalación de la nueva línea telefónica y de Internet es también una parte importante de la lista de verificación de mudanzas. Esto condiciona la continuidad del trabajo de los empleados al cambiar de local.
También se debe notificar el cambio de domicilio a las diferentes entidades como la Seguridad Social o el Fondo de Pensiones, pero también con los proveedores.
Los 10 últimos días
Durante este período, es ideal realizar el inventario del equipo informático por un proveedor de servicios, que es el responsable de identificar cada estación en relación con su usuario. También asegura el respaldo de los servidores y realiza las distintas conexiones a la red el día de la mudanza.
2 días después de la mudanza
Una empresa de limpieza puede dejar el nuevo sitio perfectamente limpio antes de la llegada de los empleados.
Por último, el establecimiento de una unidad de ayuda activa durante 2 días después del traslado permite tranquilizar a los empleados y superar cualquier problema que pueda surgir (conexión a Internet no bien establecida, pérdida de embalajes, etc.).
