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Cómo preparar un Evento Profesional

¡Llama a los profesionales de organización de seminarios! ¿Necesitas organizar un evento para invitar a tus clientes, motivar a tus empleados o lanzar un nuevo producto? ¿Buscas ideas originales y accesibles, lugares, equipamiento o un buen catering? ¡Confía la organización de tu evento a una agencia especializada en eventos!

¿Deseas organizar un seminario para todos o una parte de los empleados de tu empresa? ¿Quieres invitar a tus clientes a una fiesta de cóctel? ¿Quieres alquilar un local para un evento profesional (lanzamiento de producto, congreso...)? ¿O quizás, ofrecer una estancia de incentivo a tus equipos para motivarlos?

Congresos, conferencias, formaciones, motivación... Muchas empresas organizan regularmente eventos profesionales. Esto puede ir desde una conferencia para lanzar un nuevo producto hasta un viaje como incentivo.

Para la organización, existen dos posibilidades:

  • Llamar a una agencia especializada en eventos o incentivos.
  • Gestionar tú mismo toda la organización: reserva del local, catering y equipamiento (escena, iluminación, equipo de sonido, etc.)

Eventos profesionales: ¿llamar a una agencia de eventos especializada?

La agencia de eventos puede ofrecerte un servicio a medida, a partir de tu presupuesto, o bien ofrecerte packs ya establecidos.

En cuanto al coste, es diferente para los diferentes proveedores:

  • Honorarios fijos.
  • Facturación en día/hombre.
  • Margen sobre los servicios propuestos.

No es necesariamente más caro utilizar una agencia que administrar toda la organización internamente: ahorras tiempo y te beneficias de una red profesional a precios negociados.

Además, las agencias son también una fuente de ideas y pueden proporcionarte ideas para actividades que no se te habrían ocurrido: lipdub, carreras de caballos, vuelo en globo aerostático…

¿Alquilar un espacio?

Centro de conferencias, hotel, sala polivalente, barcaza, cabaret... El lugar elegido debe corresponderse con el concepto que quieras dar a tu evento profesional.

Antes de decidir, deberías revisar todos estos puntos cuidadosamente:

  • El lugar de reunión se adapta al número de participantes (no demasiado grande o demasiado pequeño).
  • Puedes montar fácilmente el equipo que necesitas: proyector de vídeo (¡piensa en los conectores!), WiFi, pantallas, asientos, escenario, tarimas, cartulinas...
  • El establecimiento está totalmente privatizado.
  • Fácil acceso al sitio. Se proporciona aparcamiento y, si es necesario, alojamiento.

¿Cuánto cuesta?

La tarifa de un espacio depende de los siguientes criterios:

  • El tipo de espacio y su capacidad.
  • Localización: las habitaciones situadas en las grandes ciudades son más populares y, por lo tanto, más caras.
  • El periodo de alquiler, por día o medio día.
  • Los servicios y equipos propuestos: equipo de sonido, decoración, comidas, servicio...

El precio se puede calcular por persona o por alquiler de espacio.

A partir de unos 100 € por el alquiler de un pequeño salón de fiestas hasta más de 5.000 € por el alquiler de una gran sala de seminarios en un hotel de lujo.

Al final, deberías contar (por persona y por día, en base a 20 personas):

  • Entre 10 € y 20 € para una pequeña sala de fiestas.
  • Aproximadamente 50 € por habitación en una cadena de hoteles.
  • De 40 € a 90 € por una sala de reuniones en un centro de negocios.
  • De 200 € a 400 € para un hotel o un relé y castillo (la comida está a menudo incluida).

¿Y el catering?

El negocio de los restaurantes es un gasto muy grande.

Aunque los hoteles ofrecen a menudo paquetes para acompañar el alquiler de sus salas de seminarios, en muchos casos tu deberás buscar un proveedor de servicios.

Una vez que hayas definido tus necesidades (comida caliente o fría, buffet, pequeños hornos...), el servicio de catering te hará una propuesta que también puede incluir el servicio y la limpieza al final de la comida.

El presupuesto dependerá obviamente del número de huéspedes, el nivel de servicio requerido y los tipos de comida servida.

El servicio de catering también puede proporcionarte:

  • Bebidas alcohólicas y no alcohólicas.
  • Vajilla y manteles.
  • Mesas y sillas.