Las empresas formalmente constituidas suelen organizar eventos sociales periódicamente para fortalecer las relaciones con otras instituciones, lograr alianzas y fortalecer su marca, con el propósito de aumentar la productividad y generar mayores ingresos.
Un evento organizado de la manera correcta, aplicando las reglas básicas para la organización de eventos, puede ser capaz de ofrecer a los invitados una experiencia inigualable, sin dejar a un lado los beneficios que aportará a nuestra organización.
5 pasos claves para organizar un evento empresarial
Los eventos para empresas se organizan para reunir a personas y entidades que puedan ser de interés para contribuir con el crecimiento de nuestro negocio. Para mostrarles a estas personas nuestra mejor imagen es necesario seguir los pasos que te enseñaremos a continuación.
Determinar el propósito del evento
Los eventos empresariales pueden tener muchos propósitos, desde dar a conocer nuestra marca hasta buscar nuevos socios para aumentar el capital. Tomando en cuenta la necesidad, vamos a definir el tipo de actividad que debemos organizar.
Conocer datos, como el público al cuál va dirigido, también nos ayudará a tomar decisiones y a ejecutar acciones para que la organización del evento tome la dirección correcta.
Hacer una lista de tareas
Nuestra actividad depende de la organización, la cual debemos poner en práctica desde el primer momento que decidimos hacer un evento. Una vez que tenemos el propósito, lo siguiente es hacer una lista de las tareas que nos permitirán organizarlo.
Tener papel y lápiz a la mano o una tablet para tomar nota de todas las tareas que debemos ejecutar antes de la actividad, nos facilitará la planificación, ya que si olvidamos algún detalle podemos revisar la lista que hemos hecho con anterioridad. Así como ir descartando los puntos que están listos.
Alquiler de los espacios, proveedores de bebidas y licores, iluminación, sonido, catering y pendones son algunas de las cosas que deben estar en esa lista.
Elegir la locación
En la organización de eventos todos los detalles son importantes, y el principal es la locación donde vamos a realizar la actividad, generalmente se realizan en lugares ubicados en el centro de la ciudad, para facilitar el acceso a los invitados.
Si buscamos recomendaciones para alquilar espacios vamos a encontrar opciones variadas como azoteas, hoteles, así como oficinas, que podemos elegir para realizar nuestro evento.
Destacar la identidad corporativa
Independientemente del propósito del evento, siempre debemos resaltar la imagen de la empresa. Destacar tu marca en el material desechable es una forma de hacer marketing.
Con los vasos de plástico personalizados no sólo le estaremos recordando a nuestro invitado quienes somos, sino que ahorraremos en presupuesto, ya que el vaso también llevará escrito el nombre de la persona, permitiendo que lo utilice durante toda la actividad.
Hacer el presupuesto
La realización de eventos supone gastos que pueden variar dependiendo de la magnitud y alcance. Una de las formas de medir el éxito de este tipo de actividades empresariales es el ahorro de dinero, y esto se puede lograr encontrando patrocinadores.
Lograr alianzas con empresas que nos puedan garantizar productos y/o servicios a cambio de hacerle publicidad es una manera de reducir gastos, siempre y cuando se mantenga el nivel de calidad del evento.
Es importante recordar que el propósito es que el invitado viva una experiencia única que desee compartir con sus amigos, y quiera repetir.
Regalo sorpresa
¿A quién no le gustan las cosas gratis? Una manera de hacer mercadeo de alto nivel es obsequiando a tus invitados algunos de tus productos o servicios al finalizar el evento, y que estos siempre estén identificados con nuestra marca.
Si te dedicas a distribuir accesorios tecnológicos, no escatimes en obsequiarcon un dispositivo de almacenamiento de datos, por ejemplo, el cual va bien para todos los invitados por igual.
Y si lo tuyo son los servicios, pues hacer un sorteo para regalar uno, dos o tres servicios gratis, una buena manera de atraer asistentes y hacer felices a los premiados.
Corrige detalles en la organización
Un día antes de la fecha pautada para el evento es importante revisar la lista de tareas para verificar que no quede ningún detalle pendiente. Visitar los espacios donde se llevará a cabo y anticiparte a detalles que serían difíciles de resolver el mismo día de la actividad.
Si todas las tareas ya han sido ejecutadas, es recomendable descansar las horas previas al día del evento, y durante el evento supervisar que las personas delegadas cumplan sus funciones a plenitud y asegurarnos de que nuestros invitados estén recibiendo una buena atención.
Como anfitriones es nuestro deber presentar a los participantes e iniciar conversaciones para facilitar la interacción entre ellos, y promover nuevas relaciones de amistad o de negocios.
