Una rotura de stock se produce cuando un cliente hace un pedido de un producto y la empresa no dispone del mismo en las cantidades o condiciones que el usuario ha demandado.
Existen maneras de evitar la rotura de stock, como por ejemplo usando un software de facturación y CRM. Nosotros recomendamos utilizar Billage como software indispensable para evitar una rotura de stock. A continuación, queremos explicártelo todo acerca de este fenómeno.
Qué es la rotura de stock
La rotura de stock, como hemos apuntado anteriormente, es la incapacidad por parte de la empresa de satisfacer la demanda de un cliente, porque no dispone de los artículos, productos o materia prima necesaria.
Es uno de los problemas que puede sufrir una empresa en su cadena de suministros. Este fenómeno puede ser causa de una mala planificación interna de la empresa, aunque también puede ser causada por razones ajenas a la empresa y que no se podían prever fácilmente.
Se trata de un grave problema para las empresas y más cuando sucede en años de inestabilidad. La rotura de stock puede ocasionar grandes pérdidas de dinero, por no poder responder a los servicios demandados. También tiene consecuencias negativas en la imagen de la empresa que pueden pasar factura a la hora de fidelizar a los clientes.
Cuándo se produce una rotura de stock
La rotura de stock se puede ocasionar de varias maneras y en diferentes momentos. Algunos de ellos son directamente responsabilidad de la organización interna de la empresa, pero otros tienen que ver con factores externos que quedan fuera del alcance de la compañía.
Te presentamos algunos de los motivos más habituales por los que las empresas suelen sufrir roturas de stock.
- Demanda imprevista
Se trata de una situación muy difícil de prever en la que un cliente hace una demanda muy superior a la que usualmente necesita. Estas demanda repentinas suelen estar generadas por cambios sociales o del mercado. También puede suceder cuando tu empresa alcanza el éxito de manera repentina.
- Error de logística
Se trata de un error producido en el área de logística que no es capaz de prever la necesidad de materia prima para las siguientes demandas. Teniendo en cuenta los números de los años anteriores, se debe hacer una estimación del stock que necesitará tener la empresa cada mes.
- Falta de comunicación interna
También puede suceder que no exista la comunicación correcta entre el departamento de compras y el de logística, de forma que los primeros no sepan que deben volver a pedir más productos a los proveedores.
- Averías en la cadena
Cualquier tipo de avería o fallo en la cadena de producción, puede causar retrasos en el cumplimiento de los plazos. Esto puede ser ocasionado por problemas de suministro de las materias primas, averías de la maquinaria en el proceso de producción o problemas de transporte en la última etapa.
- Retrasos en los proveedores
Este tipo de rotura de stock no depende de ti, sino que tiene que ver únicamente con los proveedores. Puede tratarse de incumplimiento de los plazos de entrega con retraso y también de las cantidades acordadas llegando menos unidades.
Cómo calcular la rotura de stock
Muchas empresas todavía no cuentan con un sistema que calcule el stock que tienen disponible, para saber en qué momentos hay riesgo de ruptura. Existen programas efectivos que llevan el control de los productos de la empresa, para que no tenga que haber alguien haciendo los cálculos.
Para hacer el cálculo del nivel de rotura de stock se debe analizar sobre los Productos de Rotación (Make To Stock). Los productos de rotación son los que almacenamos periódicamente, a fin de tener un inventario constante en nuestros almacenes y que nunca falten artículos para nuestros clientes.
Puede ser que tu empresa trabaje con productos bajo pedido de cliente (Make To Order) y que no tenga un stock constante, sino que produzca los artículos según la necesidad del momento y la demanda del cliente.
La fórmula para calcular económicamente la Rotura de Stock sería:
- RS = ∑ (Cantidad no Suministrada x Coste Unitario en almacén)
Y si quieres tener un porcentaje:
- RS (%) = (Cantidad no Suministrada x Coste Unitario)/(Cantidad Total Solicitada x Coste Unitario)
Si capturamos el valor de esta fórmula de forma periódica, veremos que la Rotura de Stock es un ratio que va paralelo a la demanda. A mayor nivel de ventas, el valor de la rotura de stock absoluto aumenta, hasta que alcanza un nivel que se mantiene constante en tiempo cuando la venta también lo hace.
Cómo evitar la rotura de stock
Ahora ya conoces cuáles son las causas principales de la rotura de stock y las consecuencias negativas que este fenómeno puede traer a la estabilidad de tu empresa. Ha llegado el momento, entonces, de buscar soluciones para que esto no ocurra.
Te mostramos los elementos que debemos vigilar para reducir el riesgo de que la ruptura en nuestro nivel de existencias se produzca.
- Stock extra
Se trata de crear un stock de seguridad al que recurriremos en caso de imprevistos, altas demandas o retrasos de las comandas de los proveedores. Si siempre tenemos stock, difícilmente podremos llegar a la rotura.
- Optimizar tu almacén
Cuando necesites materia prima de tus proveedores, debes tener en cuenta la importancia de optimizar tu pedido. Pedir grandes cantidades siempre será más económico, ya que se rentabilizan los gastos fijos del envío, pero debes prever los gastos de almacenamiento que eso supondrá.
En caso de que puedas detectar una rotura de stock pronta, es mejor que asumas los costes de almacenaje, pero que no te quedes sin materia prima.
- Pedidos a proveedores
Tiene que ver con el punto anterior y se basa en tener muy claro cuándo es el momento ideal para hacer el pedido a los proveedores. Calcula la periodicidad para optimizar tus envíos. Intenta que estos pedidos sean los menores posibles, para ahorrar en envíos, pero ten en cuenta los costes de almacenaje.
- Mantente en comunicación con los proveedores
Mantén siempre una comunicación fluida con tus proveedores, para detectar cualquier posible retraso en su envío. Que tengas stock suficiente no solamente dependerá de ti, sino que gran parte de la responsabilidad es de los proveedores, por eso es importante tener una buena relación con ellos.
Elige a proveedores que tengan una buena capacidad de respuesta, flexibilidad y plazos de entrega. De otro modo, podrías llegar a sufrir graves consecuencias económicas en tu compañía.
- Mantén la comunicación interna activa en tu empresa
Muchas de las ocasiones en las que se produce una rotura de stock es por causa de una mala comunicación interna dentro de la empresa. Eso se puede solucionar fácilmente. Un sistema de gestión puede ayudarte a que todos los trabajadores utilicen la misma plataforma, de modo que no haya errores por falta de comunicación.
Esperamos que este artículo te haya ayudado a saber qué es y cómo evitar la rotura de stock en tu empresa. Echa un vistazo a la página web de Billage, donde podrás encontrar las mejores soluciones para tener las existencias de tu compañía siempre bajo control.
