Para asegurar que la copia de seguridad informática de la empresa sea eficiente y completa, se recomienda implementar un procedimiento de copia de seguridad en todos los departamentos. ¿Por qué introducirlo? ¿Qué estrategia debemos adoptar?
¿Qué es un procedimiento de copia de seguridad?
El procedimiento de copia de seguridad es un protocolo que detalla los datos del equipo que deben ser respaldados, el cronograma de copias a realizar y los métodos de recuperación. Se trata de una hoja de ruta para los empleados de la empresa, que establece las expectativas del equipo directivo (o gestión de sistemas de información) para la conservación de los documentos de trabajo y el software de aplicación necesario para leerlos o modificarlos.
El procedimiento de salvaguardia podrá incluir lo siguiente:
- Una lista completa de todos los datos y aplicaciones que se van a respaldar, la frecuencia óptima de copias y su vida útil de almacenamiento estándar.
- Una lista completa de todos los empleados autorizados para realizar copias de seguridad y acceder a la información más confidencial.
- Los medios y ubicaciones donde se almacenan los datos, ya sea en discos ópticos o en una red de servidores (internos o remotos).
- Pruebas para verificar el correcto funcionamiento del procedimiento de copia de seguridad y la capacidad de recuperar y reutilizar datos.
¿Por qué deberíamos tener un procedimiento de copias de seguridad?
Cuanto más dependa una empresa de las herramientas informáticas en el contexto de su actividad, tanto más necesaria es la necesidad de establecer un procedimiento de backup de datos para garantizar la continuidad y durabilidad de la actividad en caso de siniestros, robo o fallos técnicos. Adoptando una estrategia claramente identificable, minimiza el riesgo de pérdida de datos.
Este procedimiento formalizado, conocido y aplicado por todos, permite a los empleados estandarizar sus prácticas para salvaguardar sus documentos de trabajo y software preferidos.
¿Qué estrategia de copia de seguridad se debe adoptar?
El procedimiento de copia de seguridad puede tomar diferentes enfoques dependiendo de la necesidad:
- La copia de seguridad completa => Se copian sistemáticamente todos los archivos de la empresa en todas las estaciones de trabajo.
- Copia de seguridad diferencial => Solo se copian los archivos que se han modificado tras la copia de seguridad completa más reciente.
- Copia de seguridad parcial => Sólo se copian sistemáticamente los archivos más importantes que han sido preseleccionados.
- Copia de seguridad incremental => Sólo se copian los archivos más importantes que se han cambiado tras la copia de seguridad parcial más reciente.
Mientras que los dos últimos métodos son menos costosos y requieren menos capacidad de almacenamiento, es preferible hacer una copia completa de los documentos de vez en cuando, dada la dificultad de determinar de antemano qué datos son vitales para la empresa y de separarlos de datos redundantes o innecesarios.
El procedimiento de copia de seguridad ideal es alternar los modos de copia haciendo, por ejemplo, una copia incremental tantas veces como sea posible (dependiendo del valor que asigne a cada documento), y luego una copia completa de vez en cuando.
