Además del coste de compra, una fotocopiadora gasta a través del consumo de electricidad, papel y tinta para funcionar. Para reducir los gastos al utilizar una fotocopiadora, es posible cambiar la organización en la impresión y hábitos del usuario.
Optimiza tu flota de impresión
Hacer una revisión de las necesidades reales de la empresa puede eliminar gastos innecesarios relacionados con el uso de las fotocopiadoras. Se debe tener en cuenta el número y condición, así como las cantidades de consumibles (papel y tinta) que utilizan. Esto permite evaluar el coste medio de impresión por página. Este estudio puede realizarse internamente o mediante la incorporación de proveedores de servicios externos.
A menudo, permite una mejor organización para reducir los gastos relacionados con el uso de una fotocopiadora. Limitar el número o incluso eliminar algunos dispositivos, permite ahorros en el consumo de energía. La elección de un dispositivo multifunción moderno, que incluya escáner, impresora, fotocopiadora y fax demuestra un sabio ahorro de energía y de espacio, manteniendo, al mismo tiempo, un buen uso del rendimiento. Cuando se compra, este tipo de máquina siempre es más barata que la combinación de una fotocopiadora, escáner y una impresora.
Algunas impresoras de inyección de tinta solo se utilizan ocasionalmente por sus usuarios. En consecuencia, la tinta tiende a secarse y obstruir los cabezales de impresión después de un período de tiempo. Para evitar esto, hay dos soluciones: compartir el dispositivo con otros usuarios o imprimir una página en color cada dos semanas para asegurar el funcionamiento correcto de los cabezales.
Reduce los gastos asociados con el uso de una fotocopiadora
Algunos cambios de hábitos permiten un importante ahorro de papel, tinta y energía.
- Las reducciones pueden ahorrar tinta y papel. Por ejemplo, dos documentos de tamaño A4 a menudo pueden reducirse para que quepan en una página sin dejar de ser legibles.
- Fotocopiar a doble cara también ahorra papel. Los estudios estiman unas ganancias del 30% del presupuesto en papelería.
- Fotocopiadoras e impresoras también se pueden configurar de forma predeterminada con el fin de consumir la menor cantidad de tinta. A menudo, la calidad de impresión es superior a las necesidades reales. Si cambiamos la configuración, la cantidad de tinta utilizada será menor. Del mismo modo, las impresiones de color rara vez son necesarias.
- La mayoría de los fabricantes ofrecen sus propios cartuchos, a menudo a un precio superior a los cartuchos llamados "compatibles" que resultan más económicos. Además, existen kits de recarga de cartuchos vacíos.
- La creación de una red de comunicación interna permite a la empresa transferir documentos sin necesidad de utilizar papel.
- El archivo digital es una fuente de ahorro de dinero y espacio.
- La mayoría de las fotocopiadoras tienen un modo de ahorro de energía o de reserva que garantiza hasta un 15% de ahorro.
